9- Onglet Charges

Veuillez cliquer sur l'onglet suivant:

1. La notion de charges

Les comptes de charges locataires servent à payer des factures qui sont mises par convention à la charge du locataire. Voici une liste non exhaustive des différentes charges qui peuvent être facturées au locataire:

•	Les énergies (Eau, gaz, électricité)

•	La taxe sur les ordures ménagères (incluses dans la taxe foncière)

•	L'entretien des parties communes, sortie des conteneurs à poubelles, par un prestataire.

•	L'entretien de l'ascenseur

•	La taxe foncière ( Généralement pour les baux professionnels)

2. Interface utilisateur

Voici le haut du tableau des charges locatives.

Vous pouvez utiliser un filtre qui va afficher uniquement un locataire donné:

Vous pouvez aussi imprimer un relevé de compte charges pour vos locataires en cliquant sur le bouton imprimante . Plusieurs type d'impression sont alors proposés. Ils sont détaillés plus bas sur cette page.

L'ajout de ligne dans ce tableau se fait manuellement depuis:

•	En cliquant sur les icônes de l'onglet "Banque", puis en indiquant un compte de classe 6 et en cochant la case dans la fenêtre qui s'affiche.

•	Possible également depuis l'onglet "Comptabilité", en utilisant le bouton puis en indiquant un compte de classe 6 et en cochant la case dans la fenêtre qui s'affiche.

•	Enfin depuis l'onglet "Charge", en utilisant le bouton . L'ajout est alors conditionnés aux écritures déjà passées sur un compte 6, non présent dans l'onglet CHARGE.

L'ajout de ligne dans ce tableau se fait aussi de manière automatique lors de l'acquittement:

•	D'un loyer avec le bouton de l'onglet "Loyer".

•	D'une facture avec le bouton de l'onglet "Facture" (sous réserve d'avoir coché la case "Provision pour charges" lors de la création de la facture).

Le tableau de charges pourra ressembler à cela:

A la fin de l'exercice, une régularisation des provisions sur charges peut être faite. Il convient d'envoyer au locataire un relevé de son compte charges et:

•	de lui demander un versement si le solde de son compte est débiteur.

•	de lui proposer une réduction sur son prochain loyer ou un remboursement, si sont compte est créditeur.

Dans tous les cas, il faudra passer une écriture en banque et en compta pour remettre à zéro le compte charge du locataire, suite à cette régularisation.

Voici un exemple:

•	Le locataire vous doit par exemple 26,00€. Faites l'appel de loyer du mois suivant, onglet LOYER. Puis augmentez le montant colonne charges, soit 26 + 15 = 41€. Vous devriez alors avoir la ligne suivante, onglet LOYER:

Enfin, imprimez l'appel de loyer et envoyez le lui pour paiement.

•	Vous devez 10,00€ au locataire. Faites l'appel de loyer du mois suivant, onglet LOYER. Puis diminuez le montant colonne charges, soit 15 - 10 = 5€. Cela consiste à remplacer les 15,00€ de provisions sur charges par 5,00€. Enfin, imprimez l'appel de loyer et envoyez le lui pour paiement.

•	Vous devez 115,00€ à votre locataire. Vous souhaitez le rembourser par chèque. Saisissez le paiement par chèque dans la banque.

Cliquez sur pour le passer dans la comptabilité. Puis remplissez la fenêtre comme ci-dessous:

Pour information, il aurait été préférable de créer un compte 791399 pour ce remboursement de provision sur charges. Les comptes d'une SCI n'ont pas à être aussi rigide que les comptes d'une société commerciale. Mais sachez que cela est aussi possible.

Note: Vous pouvez également créer un nouveau type de charge que vous appellerez par exemple 'Personnel - Regul', cela sera ainsi plus parlant sur les relevés de charges. Ceci est détaillé dans la sous-partie ci-après.

3. Ajout d'une charge depuis cet onglet

Pour ajouter une écriture dans cet onglet CHARGE, veuillez utiliser le bouton . La fenêtre suivante apparaît alors:

Veuillez indiquer dans la première liste déroutante, l'écriture d'origine (c'est une écriture passée sur un compte de classe 6, qui n' pas encore été utilisée dans l'onglet CHARGE)

Veuillez indiquer dans la second liste déroutante, le nom du local concerné.

L'interface laisse ensuite apparaître l'interface habituelle de saisie d'une charge:

4. Charges locatives pour les biens détenus en copropriété

Cette partie traite des locaux détenus dans une copropriété et donne l'exemple de la saisie d'un décompte de charge dans le logiciel.

Ce décompte se décompose de charges de consommation d'eau personnelle du locataire ainsi que de charges communes.

La saisie dans ComptaSCI se fait avec le bouton , puis en remplissant le formulaire suivant:

Les 'Tantièmes Immeubles' et 'Tantièmes lot' sont à mettre à 1 pour les charges communes et les tantièmes réel comme indiqué dans le document pour les charges personnelles comme de la consommation d'eau.

Note: Pour les locaux soumis à TVA, veuillez indiquez la TVA globale ainsi que la TVA Locative, tel qu'indiqué dans le document.

5. Ajout de comptes de charges

Il est possible de personnaliser les comptes de charges en cliquant sur le bouton suivant:

La fenêtre d'édition suivante apparaît:

Vous pouvez alors ajouter de nouveaux comptes de charges en éditant directement la dernière ligne du tableau.

Attention: Ne modifiez pas le nom d'un compte déjà utilisé onglet Charge. Il vous faudrait alors mettre à jour, ligne par ligne onglet Charge, les écritures déjà passée sur l'ancien compte.

Pour enregistrer vos modifications et quitter, cliquez sur le bouton .

Les modifications sur les comptes de charges ne s’appliqueront que sur la SCI en cours.

6. Imprimés des relevés de charges

Il existe 3 types de relevé de charge avec ComptaSCI, accessibles depuis le bouton .

- Régularisation à partir des charges réelles de l'exercice.

- Régularisation à partir des charges estimées de l'exercice.

- Régularisation à partir du Relevé détaillé des charges (version détaillé du document 'charges réelles de l'exercice').

Une fois le bouton cliqué, veuillez sélectionner un locataire et choisir le document à imprimer.

Dans quel cas utiliser ces documents:

1- La "Régularisation réelle de fin d'exercice" doit être utilisée après la clôture de l'exercice pour justifier au locataire d'une régularisation annuelle des charges locatives. Si vous ne souhaitez pas faire de régularisation des charges, il est important dans un but de transparence avec le locataire de lui adressé un état de son compte de charges.

2- L'imprimé "Charges réelles détaillées" doit être utilisé en cas de demande de cet imprimé par le locataire. Il peut également vous permettre de vérifier que toutes les factures à la charge d'un locataire ont bien été saisies correctement.

3- La "Régularisation prévisionnelle" doit être utilisée lors du départ du locataire en cours d'exercice. En sélectionnant cet imprimé, vous pourrez personnaliser les charges annuelles prévisionnelles du lot afin d'établir un imprimé de régularisation prévisionnelle des charges. Le logiciel se chargera d'appliquer le prorata journalier à ces charges. Voici un exemple de saisi d'une régularisation prévisionnelle:

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